Ang pamamahala ng dokumento ay isang mahalagang link sa gawaing opisina

2024 May -akda: Henry Conors | [email protected]. Huling binago: 2024-02-12 14:03

Ang daloy ng trabaho ay nauunawaan bilang mga panuntunan kung saan ang mga nilagdaang solusyon ay na-promote sa loob ng isang enterprise o institusyon mula sa sandaling natanggap ang mga ito hanggang sa imbakan ng archival. Ang batayan ng konseptong ito ay ang pagtanggap ng isang dokumento, pagsasaalang-alang nito, paglipat sa mga executive body, mga hakbang sa organisasyon para sa pagpapatupad, sertipikasyon, pagpapatupad, pag-iimbak.

Ito ay isang proseso na isinasaalang-alang ang mga pagkakataon ng paggalaw ng dokumento kasama ang bilis ng paggalaw nito sa mga pagkakataong ito. Ang daloy ng dokumento ay isang proseso na dapat na maiugnay sa mga aktibidad ng impormasyon ng administrative apparatus, kasama ang pagdodokumento sa bawat indibidwal na desisyon, pag-iimbak ng mga bagong natanggap na dokumento.

Ang isang malaking bilang ng mga pagkukulang sa mga aktibidad ng maraming mga administratibong kagamitan ay tiyak na konektado sa mahinang organisasyon ng paggalaw ng mga dokumento. Halimbawa, ang proseso ng sirkulasyon ng isang dokumento ng desisyon sa pamamahala ay dapat may kasamang tatlong mandatoryong bahagi:

• suporta sa impormasyon para sa ginagawang desisyon (kabilang dito ang maaasahang impormasyon,pagkumpirma ng tama ng desisyon);
• pagdodokumento sa mismong desisyon (dokumento ng regulasyon);
• kontrol sa pagpapatupad (na kinabibilangan ng organisasyon ng iminungkahing gawain, mga paraan ng pagkumpleto ng gawain, pagsunod sa mga kundisyon at mga deadline).

Gaya ng makikita mula sa halimbawa sa itaas, ang daloy ng trabaho ay ang koleksyon ng impormasyon na batayan kung saan ibibigay ang isang administratibong desisyon; paghahanda ng mismong desisyon, kabilang ang pag-edit, koordinasyon, pagbalangkas hanggang sa pag-apruba. Ang lahat ng mga yugto sa itaas ay nangangailangan ng paggalaw ng dokumento hindi lamang sa pagitan ng mga istrukturang dibisyon ng negosyo, kundi pati na rin sa pagitan ng mga performer, mula sa mga technician, mga espesyalista, hanggang sa mga tagapamahala. Ang konklusyon mula sa halimbawang ito ay ang mga sumusunod: mas mataas ang bilis ng paggalaw ng dokumento, mas mataas ang kalidad ng pagpapatupad nito sa bawat partikular na yugto, mas mahusay ang proseso ng pamamahala sa enterprise sa kabuuan.

Ang termino mismo ay lumitaw sa panitikan noong 1920s. Pagkatapos ay pinaniniwalaan na ang daloy ng trabaho ay ang organisasyon ng trabaho na naglalayong makatuwirang pagtatayo ng apparatus ng estado sa kabuuan, ang pamamahagi ng mga responsibilidad sa pagitan ng iba't ibang mga performer at serbisyo. Noong 1931, ginawa ng Institute of Management Technology ang unang pagtatangka na i-regulate ang magkatulad na mga prinsipyo ng organisasyon ng trabaho sa opisina. Ang mga patakaran ay itinakda ayon sa kung saan ang pagtanggap at paghahatid ng mga dokumento, ang mga patakaran para sa pagpapatupad, at ang regulasyon ng pagpirma ay dapat isagawa. Ang mga sumusunod na yugto ng pag-unlad ng ekonomiya ay nakatanggap ng pambatasan na regulasyon ng naturang konsepto bilangtrabaho sa opisina, kung saan ang pangunahing diin ay sa mga indibidwal na teknikal na operasyon. Ang programa sa pamamahala ng dokumento ay hindi binanggit ng mga pambatasan na ito, bagama't sa katunayan ang lahat ay bumaba sa pag-aayos ng paggalaw ng mga dokumento. Simula noong 1974, nilagdaan ang pangunahing dokumento na kumokontrol sa buong proseso ng pamamahala ng dokumento, na may bisa pa rin.

Ang piraso ng batas na ito ay tinatawag na "Unified State Records Management System" (USSD), ang mga talata nito ay nakatuon sa organisasyon ng paggalaw ng mga dokumento, mga teknolohikal na pamamaraan ng kanilang pagproseso at mga panuntunan sa aplikasyon. Binubalangkas ng koleksyong ito ang pangunahing tuntunin: "Ang daloy ng dokumento ay ang pagpapatakbo ng isang dokumento sa pinakamaikling landas, kasama ang pinakamababang oras at gastos sa paggawa." Sa pamamagitan lamang ng paglalapat ng inaprubahang panuntunan sa pagsasagawa, makakaasa ang isa sa pagpapabuti ng buhay ng populasyon ng bansa, ang paglago ng ekonomiya ng estado.

Upang makamit ang mga layuning ito, kailangan ng matalino, disiplinado, responsableng mga pinuno, kung saan ang pagpapakilala ng workflow batay sa USSD ay isang bagay ng karangalan at konsensya.