Minuto ng pulong: istraktura at nilalaman

2024 May -akda: Henry Conors | [email protected]. Huling binago: 2024-02-12 14:02

Ang mga minuto ng pulong ay isang dokumentong nagpapakita ng lahat ng mahahalagang desisyon ng kaganapang ito. Ang maling pagbalangkas nito, kapwa sa kahulugan at sa pagpapatupad, ay maaaring maging sanhi upang ito ay labanan ng mga kalahok sa pulong. Bilang karagdagan, may potensyal na panganib ng paggawa ng mga maling desisyon sa pamamahala kung ang mga minuto ng pulong ng produksyon ay naglalaman ng baluktot na impormasyon. Ang isang hanay ng mga simpleng rekomendasyon ay makakatulong sa iyong ayusin ito nang tama.

Ang teksto ng dokumentong ito ay karaniwang naglalaman ng dalawang bahagi: panimula at pangunahin. Ang mga minuto ng pulong (ang unang kalahati nito) ay may kasamang paglalarawan ng mga pangunahing parameter ng kaganapan: mga posisyon, buong pangalan. miyembro, tagapangulo at kalihim. Kapag ang isa sa mga naroroon ay may espesyal na katayuan (inimbitahan, eksperto, tagamasid, atbp.), ito ay nakasaad din sa dokumento. Kung ang pulong ay dinaluhan ng maraming tao, kung gayon ang mga minuto ng pulong ay maaaring maglaman ng data tungkol sa kanila saisang hiwalay na sheet, na isang hindi mapaghihiwalay na apendiks ng dokumento. Ang panimulang seksyon ay nagtatapos sa agenda, na naglalaman ng isang listahan ng mga isyu na isinasaalang-alang. Ito ay kanais-nais na ayusin ang mga ito sa pagkakasunud-sunod ng kahalagahan, ngunit maaaring may iba pang mga kadahilanan na nakakaapekto sa lugar sa listahan ng mga tanong. Halimbawa, ang istruktura ng agenda ay maaaring depende sa lohikal na kaugnayan ng bahagi ng mga isyu nito o ang trabaho ng mga taong kalahok sa kaganapan. Ang dokumento mismo ay iginuhit sa letterhead ng organisasyon (dibisyon nito), dapat itong ipahiwatig kung kailan naganap ang pagpupulong.

Ang mga minuto ng pulong sa pangunahing bahagi ay dapat tumugma sa panimulang bahagi. Sa partikular, ang mga item nito ay dapat pumunta sa parehong pagkakasunud-sunod tulad ng sa agenda. Ang algorithm para sa pagbuo ng isang text na nagtatala ng impormasyon sa bawat item ng agenda ay ang mga sumusunod: "nakinig", "nagsalita", "nagpasya". Ang pangunahing panuntunan kapag isinusulat ang bahaging ito ng protocol ay hindi ito dapat maging isang uri ng transcript.

Sa partikular, ang subparagraph na "nakinig" ay naglalarawan kung sino ang pangunahing tagapagsalita sa isyu, kung ano ang kanyang iminungkahi sa pagtatapos ng kanyang talumpati. Ayon sa mga tagapagsalita, nakasaad din kung sino ang nagsabi ng kanyang iminungkahi. Inaayos ng desisyon ang huling posisyon ng karamihan ng mga kalahok sa pulong. Kung ito ay pinagtibay sa pamamagitan ng pagboto, pagkatapos ito ay ipinahiwatig kung gaano karaming mga tao ang para dito, kung gaano karaming mga laban dito, pati na rin ang bilang ng mga abstention. Depende sa kahalagahan ng mga isyung tinalakay, maaaring nakalista ang buong pangalan. mga taong kumuha ng isang posisyon o iba pa.

Ang katitikan ng pulong ay iginuhit ng kalihim, ang mismong dokumento ay nilagdaan ng tagapagpatupad at ng tagapangulo ng pulong. Ang pinagmulan ng impormasyon para sa compilation nito ay mga draft na sulat-kamay, mga pag-record na ginawa gamit ang voice recorder, mga transcript. Kung ang paglutas ng mga isyung natukoy sa panahon ng pagpupulong ay nangangailangan ng awtoridad ng isang mas mataas na opisyal na hindi lumahok sa pagpupulong, ang pag-apruba ng mga desisyon ng pinunong ito ay maaaring karagdagang ibigay. Ang isang nilagdaan at nakarehistrong protocol ay maaaring ipadala bilang isang dokumento o bilang mga extract sa mga opisyal na sakop lamang ng isang bahagi ng mga tanong.