Ang salitang protocol ay nasa labi ng lahat. Regular itong naririnig ng mga manggagawa sa opisina sa panahon ng mga pagpupulong, ginagamit ito ng mga opisyal ng pulisya sa kanilang mga propesyonal na aktibidad, at ang mga pinuno ng estado at mga diplomat ay napipilitang sumunod sa mga panuntunang idinidikta niya. Ano ang isang protocol? Malalaman natin sa ibaba.
Kahulugan ng protocol
Tulad ng maraming iba pang termino, ang salitang ito ay may ilang kahulugan. Ang lahat ay nakasalalay sa larangan ng aktibidad kung saan inilalapat ang nais na konsepto. Kaya, tingnan natin ang mga pinakakaraniwang sitwasyon kung saan nakaugalian nang pag-usapan ang protocol.
Pagdating sa business environment, ang protocol ay isang dokumentong naglalarawan sa kaganapang nagaganap (meeting, meeting, board of directors, atbp.).
Nabanggit na namin sa itaas ang tungkol sa pulis, na madalas ding gumagawa ng katulad na dokumento. Sa kasong ito, ang pagtatatag ng katotohanan ng isang krimen o pagkakasala ay ipinahiwatig.
Sa internasyonal na format, ang protocol ay isang hanay ng mga panuntunan na dapat sundin sa mga opisyal na pagpupulong sa pagitan ng mga opisyal ng gobyerno, gayundin ng mga diplomatikong numero. Halimbawa, mayroong isang protocol ng mga pagpupulong ng mga pinunoestado o pagbisita sa Pangulo.
Gayunpaman, sa artikulong ito ay tututukan natin ang konsepto ng mga protocol ng negosyo.
Minuto ng pulong
Ang mga pulong sa negosyo ay isang mahalagang bahagi ng lahat ng proseso sa kapaligiran ng negosyo. Maaari silang maganap nang opisyal, na isinasaalang-alang ang takdang oras at sa opisina lamang. Ang mga impormal na petsa ng negosyo ay napakasikat din. Sa pangalawang kaso, magagawa mo nang walang kumpirmasyon ng protocol ng pag-uusap. Kung opisyal ang pagpupulong, dapat ay nakasulat ito alinsunod sa lahat ng tuntunin.
Ang mga katitikan ay iniingatan ng kalihim o ibang tao na may ganitong awtoridad. Upang makasabay sa daloy ng pag-uusap, subukang mag-isip ng isang magaspang na listahan ng mga isyu na tatalakayin sa pulong. Magiging kapaki-pakinabang din ang pagkakaroon ng voice recorder upang hindi makaligtaan ang mga detalye, dahil ang protocol ay isang napakadetalyadong paglalarawan ng isang kaganapan sa negosyo.
Ang mga pangalan ng mga naroroon at mga wala ay dapat itala. Para sa iyong sarili, maaari kang gumawa ng mga tala patungkol sa lokasyon ng lahat ng dumalo sa pulong upang ipahiwatig ang pagiging may-akda ng ilang mga salita nang walang mga pagkakamali.
Sa simula ng bawat pagpupulong, ang pagkakasunud-sunod kung saan isasaalang-alang ang mga tanong, tiyaking isulat ito sa verbatim.
Kung nagkaroon ng boto sa pulong, isaad ang mga resulta nito (kung gaano karaming tao ang bumoto "para sa" at ilan ang bumoto "laban"). Kung may maliit na bilang ng mga dumalo sa pulong, mayroon kang pagkakataon na markahan din ang mga pangalan at apelyido ng lahat ng bumoto.
Huwag mag-antalapag-file ng protocol sa back burner, dahil sa panahong ito makakalimutan mo ang mga detalye ng meeting.
Minuto ng negosasyon
Naiiba ang mga negosasyon sa isang regular na pagpupulong ng negosyo dahil karaniwang tinatalakay nila ang isa o dalawang isyu na may malaking papel para sa magkabilang panig. Sa kasong ito, ang protocol ay isang pagkakataon upang maitala ang lahat ng mga nuances ng pag-uusap at ang mga kinakailangan ng mga partido. Ang isyu na isinasaalang-alang ay hindi palaging naresolba kaagad pagkatapos ng unang negosasyon, kaya ang mga direktor o iba pang empleyado ay nangangailangan ng oras at kumpletong impormasyon tungkol sa pulong.
Ang protocol ng mga negosasyon ay ginawa ayon sa parehong prinsipyo gaya ng anumang dokumento ng negosyo.
Kinakailangan na isaad ang petsa ng inilarawan na kaganapan, ang numero ng dokumento at ang buong bersyon ng pamagat. Sinusundan ito ng pagpapakilala, na kinakailangang nagsasaad ng listahan ng mga naroroon at ang mga pangunahing isyu para sa talakayan.
Sa pangunahing bahagi, ang impormasyon ay karaniwang nahahati sa tatlong bahagi: “Nakinig”, “Nasabi”, “Nagpasya”. Sa buong bersyon ng protocol, ang mga salita ng lahat ng mga nagsasalita ay sinipi sa verbatim. Sa ilang mga kaso, ang isang extract mula sa protocol ay inilabas din, na duplicate ang isang partikular na bahagi nito.
